A informação nas universidades é essencial para realizar os diversos processos que se produzem com ela: gestão académica, investigações, processos administrativos, informação sobre o campus, etc. O armazenamento, tratamento e gestão da informação, em formato digital ou noutros formatos, são as atividades que constituem os chamados sistemas de informação que suportam estes processos. Nestes sistemas também estão incluídos os dados, os recursos materiais (tradicionais, como a caneta e o papel, ou tecnológicos) e as pessoas necessárias para realizar essas atividades.
A informação na universidade é fundamental para realizar os diferentes processos da instituição: académicos, administrativos, investigação, divulgação, etc. A informação é um bem essencial da Universidade, físico e imaterial. Se a informação for comprometida, a actividade da Universidade também o será. É importante proteger os seus dados pessoais e confidenciais. Não divulgue a sua informação pessoal a ninguém que não conheça e desconfie de e-mails ou mensagens que lhe peçam informações pessoais.
A proteção e segurança da informação deve assegurar a sua disponibilidade, integridade ou confidencialidade. Os dados pessoais e a privacidade converteram-se numa prioridade para a sociedade e para todas as universidades. É importante respeitar a privacidade dos membros da comunidade universitária, protegendo os seus dados pessoais como indica a lei do Regulamento Geral da Proteção de Dados (RGPD).
Na hora de proteger a informação em formato electrónico, umas das medidas mais eficazes é a encriptação da informação. Através desta técnica podemos ocultar qualquer ficheiro e torná-lo inacessível a outras pessoas que não conheçam a chave de desencriptação. A encriptação é uma das melhores medidas de segurança para o armazenamento e transmissão de informação sensível, nomeadamente através de suportes e dispositivos móveis ou serviços de armazenamento na nuvem.
Cada tipo de ficheiro tem os seus próprios metadados. Nalguns casos podem ser fornecidas informações valiosas sobre nós a cibercriminosos como nomes de utilizador, datas de criação, ou modificação de documentos, localização das fotografias, aplicação utilizada, etc. Devemos eliminar os metadados antes de enviar o ficheiro a outra pessoa, ou carregá-los para a página de internet da universidade ou para um serviço de armazenamento na nuvem.
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